Las herramientas de comunicación se han convertido en las herramientas más importantes y ampliamente utilizadas durante esta era de ‘Trabajo desde casa’. Como trabajadores, se nos han dado tantas opciones para elegir; Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, WebEx, Slack, WhatsApp y sistemas de mensajería interna. Parece que durante nuestra pandemia, las empresas a veces se comunicaban en exceso debido a la gran cantidad de aplicaciones o herramientas abiertas durante la jornada laboral. Desde mensajes profesionales integrados en herramientas de gestión de proyectos, correos electrónicos, llamadas telefónicas, mensajes personales para recordarnos nuestros compromisos diarios. Muchos de nosotros nos hemos sentido abrumados por la cantidad de canales de comunicación diferentes para elegir, pero la ironía es que también podemos perder de vista la posibilidad de comunicarnos con las personas a tiempo. Creo que esto es especialmente más desafiante para los padres que trabajan desde casa.
¿Cuál es la forma correcta de comunicarse mientras se trabaja desde casa? En 6IXSENSES creemos que la simplificación de procesos puede lograr una mayor eficiencia. Aquí hay algunos consejos y trucos comunes para mantener su día de trabajo:
Reduce las pestañas abiertas. Cierre tantos navegadores innecesarios y abra pestañas como sea posible. Cierra las aplicaciones que ya no necesites durante el día. Si WhatsApp es su destino habitual para los mensajes personales, intente minimizar las distracciones cerrándolo durante el día laboral y elija solo dos veces para volver a abrirlo. Una regla general es mirar correos electrónicos o mensajes personales solo dos veces durante la jornada laboral: por la mañana y nuevamente por la noche. De esta manera, puede concentrarse en la mayor parte de su trabajo durante el día y solo enviará mensajes de seguimiento o correos electrónicos relacionados con el proyecto o el trabajo. Al priorizar y alinear sus entregables con las comunicaciones, eliminará el tiempo dedicado a extenderse demasiado y provocar el agotamiento.
Mantenga las comunicaciones internas y los mensajes organizados. Si su equipo utiliza una herramienta de comunicación interna como Slack para los puntos de contacto diarios, mantenga sus proyectos organizados. Asegúrese de que cada canal esté claramente etiquetado. Idealmente, los procesos de aprobación pueden eliminarse de la ecuación. Es necesario crear un canal para revisar la información, pero intente tener una mayor eficiencia en el flujo de trabajo comunicando las aprobaciones finales y los materiales en una herramienta de gestión de proyectos. Al delinear o separar estos dos objetivos claramente diferentes, puede crear líneas de compromiso más claras. Será más fácil revisar, editar o proporcionar actualizaciones sobre los proyectos cuando estén alojados en un sistema de gestión de proyectos. Las comunicaciones internas, por su parte, deben ser utilizadas para dudas, consultas, actualizaciones, notas de reuniones, chats personales y mensajes directos.
Seleccione su herramienta preferida de videoconferencia/conferencia virtual. Intente simplificar el proceso eligiendo una herramienta de conferencia virtual preferida. Desde la pandemia, muchas empresas han comprado suscripciones a herramientas que pueden facilitar mejores arreglos de reuniones para sus empleados. Sin embargo, uno de los mayores desafíos ha sido averiguar cuál usar. Muchas veces trabajamos con clientes externos que están utilizando soluciones tecnológicas diferentes a las nuestras lo que requiere adaptación y tiempo de descarga, configuración, lanzamiento y familiarización. Una forma de simplificar el proceso es apegarse a una herramienta para la mayoría de sus reuniones, de modo que los empleados se familiaricen tanto con su uso que eventualmente se conviertan en expertos. Recuerda, la práctica hace al maestro.
Tener un canal de comunicación de respaldo siempre
Hora estelar. Tenemos equipos trabajando de todo el mundo en diferentes zonas horarias y encontramos un horario que nos conviene a ambos para comunicarnos durante la jornada laboral. A veces, los miembros del equipo estarán disponibles más tarde en la tarde o en la noche para poder completar y revisar los proyectos a tiempo. Esta solución nos ha ayudado a facilitar una mejor comunicación y colaboración entre los empleados en diferentes países.
Herramienta de gestión de proyectos y lista de tareas pendientes (virtual y compartible)
Con un fuerte enfoque en las operaciones de comercio electrónico, tenemos cientos de tareas y subtareas que se realizan o se interponen en nuestro camino todos los días. Mantenerlos organizados y terminarlos en un tiempo razonable es primordial y aumenta la satisfacción del cliente. Aquí hay algunas razones por las que confiamos en las herramientas y listas de tareas de PM:
Pequeñas microtareas podrían pasar desapercibidas y perderse
No trabajar en un entorno de oficina podría interrumpir aún más el logro y la entrega de objetivos.
Los gerentes tienen dificultades para realizar un seguimiento y asegurarse de que se cumplan los plazos sin actualizar la herramienta.
Usamos Asana, pero terminó siendo muy caro y recientemente nos mudamos a Nifty. Es una gran herramienta y económica, ya que no se le cobra por licencia. A veces no necesita una herramienta de gestión de proyectos completa y compleja para su equipo. Como estas herramientas de mantenimiento preventivo pueden ocupar mucho de su tiempo de trabajo para administrarlas, tener una solución simple a menudo funciona mejor. Son ideales para equipos ágiles. Para un tipo de trabajo administrativo, de ventas y contabilidad no técnico, si una herramienta de PM digital es demasiado, recomendamos Microsoft To-Do o Notion.so para mantener sus tareas organizadas, no perderlas y agregar recordatorios.
Con la pandemia hemos determinado que muchas personas han sufrido tanto ganancias como pérdidas. Si bien algunas empresas prosperaron durante el COVID, otras sufrieron, especialmente las pequeñas y medianas. Con los empleados trabajando de forma remota, haciendo malabarismos con múltiples responsabilidades, atendiendo tanto al cuidado de los niños como a las tareas profesionales simultáneamente, existe la necesidad de cerrar la brecha y encontrar soluciones que funcionen para todos los rangos de habilidades técnicas. También debemos ser conscientes de que la pandemia sirvió como un momento para que las personas se sintieran fatigadas por toda la nueva tecnología. En 6IXSENSES abogamos por un liderazgo empático y por abordar las necesidades de sus empleados. Esto significa que, ya sean hojas de cálculo o aplicaciones, ambas deben aceptarse en el flujo de trabajo diario.